Was Sie verlangen können
Die meisten versuchen erst dann, an ihre Unterlagen zu kommen, wenn sie sie für etwas brauchen: eine Zweitmeinung, einen neuen Facharzt, einen Versicherungsantrag, einen Umzug in ein anderes Land. Dann merken sie, dass ihnen niemand das Verfahren erklärt hat.
Die gute Nachricht ist, dass dieses Recht keine Gefälligkeit ist. Es steht im Gesetz, mit Fristen und Grenzen dafür, was man Ihnen berechnen darf.
In den Vereinigten Staaten umfasst das Auskunftsrecht nach HIPAA (45 CFR 164.524) die Gesundheitsinformationen, die ein Leistungserbringer über Sie im sogenannten designated record set hält, in der Praxis Ihre Krankenakte.
Dazu gehören Röntgenaufnahmen und andere diagnostische Bilder. Das ist der Teil, von dem die Leute am häufigsten annehmen, sie könnten ihn nicht bekommen. Sie können. Radiologische Bilder gehören zur Akte, sie sind keine gesonderte Gefälligkeit der Röntgenabteilung.
Sie können auch die gewünschte Form und das gewünschte Format verlangen, und der Leistungserbringer muss sich daran halten, wenn er es ohne Weiteres so erstellen kann. Der eine praktische Vorbehalt, den die Regeln anerkennen: Bilddateien sind groß, daher vereinbaren Sie den Übermittlungsweg mit ihnen, sei es eine Disc, ein Download aus dem Portal oder ein Laufwerk, das Sie mitbringen.
Wie Sie anfragen
Fragen Sie bei dem Leistungserbringer an, der die Unterlagen hält. Bei Bildgebung ist das das Krankenhaus oder Zentrum, das die Aufnahme gemacht hat, nicht der Arzt, der sie angeordnet hat.
Seien Sie konkret, denn „schicken Sie mir meine Unterlagen“ lädt zu einer unvollständigen Antwort ein:
- Sagen Sie, was Sie wollen. Befunde, Bilder, Laborergebnisse, Entlassungspapiere: Nennen Sie sie, mit Daten oder einem Zeitraum.
- Sagen Sie, in welchem Format. Verlangen Sie bei Bildgebung die DICOM-Dateien, nicht ausgedruckte Bilder. DICOM sind die Originaldaten; alles andere ist eine abgeflachte Kopie, mit der ein Arzt nicht richtig arbeiten kann.
- Sagen Sie, wie Sie sie erhalten möchten. Download aus dem Portal, Disc oder ein USB-Laufwerk, das Sie mitbringen.
- Machen Sie es schriftlich und bewahren Sie eine Kopie mit Datum auf. Das setzt die Frist in Gang und ist, was Sie brauchen, wenn sie verstreicht.
Viele Krankenhäuser haben ein eigenes Anfrageformular. Nutzen Sie es, wenn es eines gibt: Es landet am richtigen Schreibtisch.
Wie lange es dauert
Nach HIPAA muss ein Leistungserbringer innerhalb von 30 Kalendertagen auf Ihre Anfrage reagieren. Er kann eine Verlängerung um bis zu 30 weitere Tage in Anspruch nehmen, und nur, wenn er Ihnen schriftlich den Grund für die Verzögerung mitteilt.
Das ist die gesetzliche Obergrenze, nicht die normale Wartezeit. Unterlagen kommen oft schneller, und ein Download aus dem Portal kann sofort möglich sein.
Was es kosten darf
Hier liegt die meiste Verwirrung, deshalb lohnt Genauigkeit.
Ein Leistungserbringer darf eine angemessene, kostenbasierte Gebühr verlangen. Was sie enthalten darf, ist begrenzt:
- Arbeitsaufwand für das Kopieren, aber nur die Arbeit, die Kopie anzufertigen und zu liefern, nachdem die Informationen bereits gefunden und zusammengestellt sind.
- Material (eine Disc, ein Laufwerk) und Porto, wenn Sie das verlangt haben.
Was sie nicht enthalten darf: die Kosten für das Suchen Ihrer Unterlagen, ihr Heraussuchen oder die Prüfung der Anfrage. Diese Arbeit darf Ihnen nicht in Rechnung gestellt werden.
Möglicherweise haben Sie eine Zahl von 6,50 $ als Höchstbetrag gelesen. Das ist ein Missverständnis, und das HHS hat dazu eine Klarstellung veröffentlicht. Die pauschalen 6,50 $ sind eine Option, die ein Leistungserbringer statt der Berechnung der tatsächlichen Kosten für elektronische Kopien elektronischer Akten wählen kann. Sie sind keine Obergrenze für jede Anfrage.
Bei Ablehnung oder Schweigen
Wenn ein Leistungserbringer den Zugang verweigert oder die Frist ohne Ergebnis verstreicht:
- Fragen Sie schriftlich nach dem Grund. Es gibt eng gefasste rechtliche Gründe für eine Ablehnung, und der Leistungserbringer muss Ihnen sagen, welcher zutrifft.
- Eskalieren Sie innerhalb der Organisation. Fragen Sie namentlich nach dem Datenschutzbeauftragten oder der Abteilung für Gesundheitsinformationsmanagement.
- Reichen Sie eine Beschwerde beim HHS Office for Civil Rights ein, das das Auskunftsrecht durchsetzt. Sie ist kostenlos, und Sie brauchen keinen Anwalt.
Wenn Sie im Vereinigten Königreich sind
Der Rahmen ist ein anderer, das Recht aber vergleichbar. Nach dem Data Protection Act 2018 und der UK GDPR stellen Sie ein Auskunftsersuchen (subject access request) an den, der die Unterlagen hält: Ihre Hausarztpraxis, den Krankenhausträger, einen privaten Anbieter.
- Die Frist beträgt einen Kalendermonat, bei komplexen Anfragen oder wenn Sie mehrere gestellt haben um bis zu zwei weitere Monate verlängerbar.
- Es fällt keine Gebühr an, außer bei offensichtlich unbegründeten, übermäßigen oder wiederholten Anfragen.
- Beschwerden gehen an das Information Commissioner's Office.
Was ankommt und was Sie damit tun sollten
Rechnen Sie mit einem von drei Wegen: Download aus dem Portal, Disc oder Papier. Befunde kommen als PDF oder Ausdruck. Bilder kommen als DICOM-Dateien, Hunderte davon, oft ohne Dateiendung, meist mit einem Viewer-Programm, das nicht funktioniert.
Zwei Dinge sollten Sie am Tag des Eingangs tun:
- Kopieren Sie es an einen sicheren Ort. Discs verkratzen und Portale laufen ab. Der DICOM-Ordner ist das Original, und danach wird jeder Arzt fragen.
- Prüfen Sie, ob es sich öffnen lässt. Wenn der mitgelieferte Viewer nicht startet, versagt die Software, nicht Ihre Bilder: Das Krankenhaus hat Ihnen eine CD gegeben und sie lässt sich nicht öffnen erklärt, was zu tun ist.
Bevor Sie etwas an einen Arzt anderswo, eine Versicherung oder ein Forum weiterleiten, bedenken Sie, dass DICOM-Dateien Ihren Namen, Ihr Geburtsdatum und Ihre Patientenkennung enthalten. Der Metadaten-Viewer zeigt genau, was bei Ihnen steht, und der Anonymisierer entfernt es.
Quellen
- 45 CFR 164.524 — Access of individuals to protected health information, eCFR. Das Auskunftsrecht nach HIPAA.
- Data Protection Act 2018, legislation.gov.uk. Der Weg im Vereinigten Königreich.
Häufig gestellte Fragen
- Habe ich das Recht auf eine Kopie meiner Krankenunterlagen?
- Ja. In den Vereinigten Staaten umfasst das Auskunftsrecht nach HIPAA (45 CFR 164.524) die Gesundheitsinformationen, die ein Leistungserbringer über Sie hält, einschließlich Röntgenaufnahmen und anderer diagnostischer Bilder. Im Vereinigten Königreich ist das Gegenstück ein Auskunftsersuchen (subject access request) nach dem Data Protection Act 2018.
- Wie lange darf ein Krankenhaus brauchen, um mir meine Unterlagen zu schicken?
- Nach HIPAA 30 Kalendertage, mit einer Verlängerung um bis zu 30 weitere Tage, die eine schriftliche Begründung erfordert. Im Vereinigten Königreich beträgt die Frist einen Kalendermonat, bei komplexen oder mehreren Anfragen um zwei weitere Monate verlängerbar.
- Dürfen sie mir eine Kopie meiner Unterlagen in Rechnung stellen?
- In den USA eine angemessene, kostenbasierte Gebühr für den Arbeitsaufwand des Kopierens, Material und Porto, nicht aber für das Suchen oder Prüfen Ihrer Unterlagen. Die oft genannten 6,50 $ sind eine optionale Pauschale, keine Obergrenze. Im Vereinigten Königreich fällt normalerweise keine Gebühr an.
- In welchem Format sollte ich sie anfordern?
- Verlangen Sie bei Bildgebung die DICOM-Dateien statt ausgedruckter Bilder. DICOM sind die Originaldaten; alles andere ist eine abgeflachte Kopie, mit der ein Arzt nicht richtig arbeiten kann.